Den Digitalisierungsfokus erweitern

Viele Prozesse und Bereiche im Krankenhaus sind immer noch analog gestaltet 

Autor: Winfried Janssen
Veröffentlichung: 07.04.2023

Digitalisierung im Gesundheitswesen. Da denkt man sofort an ePA und Co. Das ist nur folgerichtig, denn die Behandlung von Patient:innen ist die Kernaufgabe eines Krankenhauses. Hier wird sich besonders der Anschubeffekt des KHZG deutlich auswirken, wenn die Projekte erst einmal das Reißbrett verlassen haben. Ein weiterer spürbarer Impuls kommt von der eVV, der Verordnung zum elektronischen Dokumentenaustausch mit dem MD. Doch das Feld der Digitalisierung ist deutlich weiter gespannt und umfasst alle Bereiche und Aufgabenstellungen des Gesundheitswesens.

Archivkeller sind die Gifträume eines effizienten Prozesses

Neben den medizinischen Kerndokumenten wie EKG, Laborwerte, Anamnesebögen, Arztbriefe etc., die im Rahmen des stationären oder auch ambulanten Aufenthalts entstehen, gibt es administrative Dokumente wie Wahlleistungsvereinbarungen, Einverständniserklärungen zu den Eingriffen und Datenschutzmaßnahmen, Behandlungsverträge, Nutzungsverträge für Zusatzleistungen, Abrechnungsnachweise aus der Kommunikation mit den Kostenträgern, Schriftverkehr mit externen Leistungserbringern und manches mehr.

Diese Dokumente gelangen oftmals nicht oder nur zum Teil in die Patientenakten. Häufig werden sie klassisch in Ordnern in Verwaltungsbereichen oder deren Separatarchiven aufbewahrt. Werden sie benötigt, ist oft ein Gang in entlegene Archivräume notwendig. Das kostet Zeit, die besser genutzt werden könnte und benötigt Infrastruktur, deren Aufrechterhaltung Kosten verursacht. Insgesamt Arbeitsformen, die als nicht besonders effizient zu bewerten sind. Besonderes Gewicht bekommt dieser Blickwinkel, bedenkt man die generell dünne Personaldecke und die Schwierigkeiten bei der Rekrutierung von Fachpersonal.

Vieles könnte, wenn schon nicht originär elektronisch erstellt, so doch über ein intelligentes Digitalisierungskonzept papierlos organisiert, damit bedarfsgerecht bereitgestellt und zugleich revisionssicher archiviert werden. Was immer unter dem Ordnungskriterium Patienten- oder Aufnahmenummer entsteht, kann dieser zugeordnet, digitalisiert und damit verfügbar gemacht werden. Auswertungen der von DMI in den letzten Jahren intensiv durchgeführten Prozessanalysen zeigen auf, dass es in aller Regel keinen stichhaltigen Grund dafür gibt, analoge Nebenstränge in der Dokumentation von Krankenhausaufenthalten aufzubauen oder aufrechtzuerhalten. Prozesse, bei denen papiergebundene Akten und Dokumente verwendet werden, verbrauchen deutlich mehr an Sach- und vor allem an Personalressourcen gegenüber einem intelligent designten digitalen Zugriffs- und Archivierungskonzept.

Der Blick über den Seitenrand der Patientenakte lohnt sich

Neben den noch sehr nah am Behandlungsfall angesiedelten Dokumenten entstehen im Alltagsbetrieb eines Krankenhauses aber auch Dokumentationen, die aus dem Betrieb der Einrichtung an sich generiert werden. Lieferscheine für bezogene Waren und Dienstleistungen, genereller Schriftverkehr, Planungs- und Finanzdokumente, Bau- und Personalakten und vieles mehr. Alles das, was nicht originär medizinischen Ursprungs ist, sondern eher mit der Organisationseinheit Krankenhaus zusammenhängt, wird sehr häufig noch in tradierter Weise in Ordnern und Akten verwahrt und verwaltet.

Verwalten versus Gestalten

Darüber, wie zum Beispiel Personalakten nicht mehr analog, sondern digital geführt und bearbeitet werden, konnten Sie sich in der Ausgabe 31 unseres Kundenmagazins ArchivAktiv informieren. Die Umsetzung konkreter Aufgabenstellungen aus der Personalabteilung ist integrativer Bestandteil des Dienstleistungsangebots von DMI. Personalleiter, die von dem Know-how des spezialisierten Partners Gebrauch gemacht haben, wissen dies zu schätzen.

Besonders in einer Zeit, in der viele administrative Arbeiten nicht mehr in Präsenz in einem Büro vor Ort, sondern remote und ortsunabhängig erledigt werden/werden müssen/werden können, bietet die Umstellung auf digitale Bearbeitungsprozesse die Chance und die Möglichkeit, Organisationsformen neu zu gestalten. Dabei muss man nicht nur die vermehrte Nutzung von Homeoffices im Blick haben. Die Konzentration von Verwaltungsvorgängen im Gesundheitswesen durch Fusionen und neue Konzernstrukturen wird maßgeblich von einer umfassenden Digitalstrategie, die standortübergreifend denkt, unterstützt und befördert. 

Wir haben in vielen Anwenderberichten gezeigt, wie bereits heute zum Beispiel zentral aufgestellte Medizincontrollingabteilungen, die Vorteile einer konsolidierten, digitalen Patientenakte in der Kommunikation nach außen, etwa mit dem MD oder mit externen Abrechnungsdienstleistern, nutzen. Aber auch in der internen, ortsunabhängigen und zum Teil standortübergreifenden Steuerung ist ein digitales Dokumentenmanagement für diese Abteilungen unerlässlich.

Querschnittsabteilungen und Digitalisierung – eine kongeniale Symbiose

Immer wieder werden wir Ihnen auf der ArchivAktiv Plattform Beispiele vorstellen, bei denen die Umstellung von der klassischen, analogen Arbeitsorganisation auf eine digitale und damit papierlose Abwicklung signifikante Vorteile mit sich bringen, wie zum Beispiel eine zukunftsorientiert konzipierte Bearbeitung von kreditorischen Eingangsrechnungen. Messbar, die Qualität steigernd, effizient und finanziell vorteilhaft sind die Attribute, mit denen derartige Projekte beschrieben werden können. DMI realisiert zusammen mit kompetenten Partnern und mit den Verantwortlichen auf Seiten des Krankenhauses die erfolgreiche Fortschreibung einer digitalen Zukunftsstrategie.

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