Schlanker, schneller, sicherer

Die Digitalisierung von Papierakten ermöglicht ein Mehr an Effizienz, Qualität, Prozessgeschwindigkeit und insbesondere Patientensicherheit – so Martin Rederer, Krankenhausdirektor der Kreisklinik Wörth an der Donau. Durch nutzerorientierte IT-Unterstützung sind die immer strengeren Rahmenvorgaben zu Qualität und Wirtschaftlichkeit zu meistern; und die Arbeitsbelastung des Personals durch die Dokumentation lässt sich mindern, betont der stellvertretende Verwaltungsleiter Gerhard Högerl. Diese Vorteile erzielt das Haus der Grund- und Regelversorgung durch den Einsatz von Dienstleistungen und Software von DMI.

Der heutige Krankenhausdirektor Martin Rederer begann seine Tätigkeit für die Kreisklinik Wörth in den 1990er-Jahren. Seine damalige Aufgabe lautete das Controlling aufzubauen. „Wie in vielen Häusern beinhaltete dies zu jener Zeit typischerweise auch die Aufgabe, die IT einzuführen und zu betreuen“, erinnert er sich. Schon in den 1990ern war DMI als Archivdienstleister für das kommunale Haus aktiv. Der Schwerpunkt lag auf Archivreorganisation und -management mit der Archivsoftware AVP.

„Bis 2017 war bei uns aufwändige Turnschuhakrobatik die Regel“, so Rederer. Druck in Richtung Einsparungen bei Räumen und Logistik sowie Überlegungen zur Optimierung von Prozessen führten zu Gesprächen über Aktendigitalisierung mit DMI. „Wir bildeten eine Arbeitsgruppe, in der die verschiedenen Berufsgruppen mit ihren Blickwinkeln vertreten waren – Medizin, Pflege und Verwaltung. DMI hat uns hierbei sehr unterstützt“. Mit Start 2018 beauftragten die Klinikverantwortlichen DMI mit der Digitalisierung in einer Servicestelle und mit der Langzeitarchivierung im DMI Rechenzentren. Key-User wurden geschult; sie trugen die Nutzungskompetenz in die einzelnen Abteilungen. Der Arbeitskreis und der Einsatz geschulter Schlüsselnutzer*innen, erklärt Rederer, dienten auch zur Sicherung der Akzeptanz im Haus.

Rederer sieht in seinem Haus hinsichtlich der Patientenakten drei Komponenten: erstens die im KIS CGM Clinical und in der elektronischen Fieberkurve V-Mobile elektronisch generierten Daten und Dokumente, zweitens die im Storage-Cube von Fast LTA zur Vor-Ort-Nutzung vorgehaltenen konsolidierten digitalen Akten sowie drittens das Langzeitarchiv in Rechenzentren von DMI.

„Wir setzen die Lösung von DMI für unsere jährlich rund 7.000 stationären Fälle ein, zusätzlich für Teile der Ambulanz – darunter die BG-Fälle und die ambulanten Operationen“, erläutert der Krankenhausdirektor.

Früher wurden Papierakten auf Station erfasst und gingen dann ins Archiv, wo sie in Hängeregistern abgelegt und registriert wurden, beschreibt Högerl. Er kam vor einigen Jahren nach Wörth und verantwortet die Prozesse im Kontext der Verwaltung. „Es handelte sich um sehr viel Papier; die Suche war äußerst aufwändig, und es stellte sich oft die Frage nach der Vollständigkeit – auch wegen der Nebenarchive.“

Eklatant waren Aufwand und Risiken unter anderem bei Rechnungsstellung und MD-Prüfbearbeitung. So galt es, 40 bis 70 Akten pro Begehung vorzubereiten und bereitzustellen, skizziert der stellvertretende Verwaltungsleiter. Diese Akten gingen zusammen mit dem Prüfauftrag an den jeweiligen Arzt und danach wieder ins Archiv. „Diesen extrem aufwändigen Prozess hatten wir in manchen Monaten mit vier Prüfungen zu durchlaufen.“

Heute entsteht die Dokumentation elektronisch und auf Papier. Nur noch zwei Mitarbeitende kümmern sich um die Schnittstelle zwischen Klinik und Servicestelle. Nach Entlassung des bzw. der Patient*in wird die Akte auf Station vervollständigt und wandert danach an die Pforte; dort wird sie in AVP registriert. In einer verplombten Box wird die Akte in die Servicestelle transportiert, wo sie gescannt wird. Die automatisierte Dokumententyperkennung unterstützt die Zuordnung zu einem Zehner-Register.

„Die Qualität der Digitalisate passt“, so Högerls Urteil. Der Aufruf der digitalisierten Akten geschieht aus dem KIS heraus über AVP. Die Übertragung der verschlüsselten Daten zur Langzeitarchivierung in den Rechenzen­tren von DMI läuft über SFTP. Ein Berechtigungskonzept regelt die Zugriffe, die auch für Belegärzte möglich sind. Stark limitiertes Ausdrucken ist Teil des Rechtekonzepts.

Magdalena Ederer, früher als Krankenschwester in Wörth tätig, arbeitet inzwischen nach der Ausbildung zur Kauffrau im Gesundheitswesen als Sachbearbeiterin in der Patientenabrechnung. Sie erlebte in der Abrechnung, Kodierung und MD-Bearbeitung „gerade noch“ die Umstellung von Papier auf konsolidierte digitale Akten: „Der Unterschied bei Aufwand und Risiken ist wirklich immens. Das beschwerliche manuelle Zusammenstellen, das Selektieren und die Suche nach fehlenden Unterlagen fällt weg! Unsere Aufgaben lassen sich deutlich schneller und bequemer erledigen, etwa bei der Prüffallbearbeitung.“

Bei der Kodierung, erläutert Ederer, ist AVP mit dem Archiv der Patientenakten ständig eingebunden. So sind Informationen über die Diagnosen und Prozeduren des jeweiligen Falls sicher verfügbar. „Wir arbeiten mit zwei Bildschirmen – auf dem einen sehen wir das Diagnostikmodul, auf dem zweiten ist AVP geöffnet.“

Die Prüfanzeige und die Befundanforderung erhält die Klinik derzeit vom MD noch in Papierform. Details zur Prüfanforderung – etwa Diagnosen, Verweildauer sowie Fristen – werden in den CGM MDK-Manager eingepflegt. „In AVP sind die Fälle gestaffelt – um welche Fälle geht es, wann läuft die Frist ab? Man wählt einen Fall aus, selektiert Unterlagen und kann Notizen und Markierungen für den MD anbringen. Ein Mausklick startet den Versand ans MDK-Portal, der automatisch quittiert wird. In der AVP-MDK-Akte kann man jederzeit nachvollziehen, welche Unterlagen verschickt wurden.“ Eintreffende Gutachten werden eingescannt und automatisch in AVP der Patientenakte zugeordnet. „Das klappt alles sehr gut“, betont die Sachbearbeiterin.

Vor-Ort-Prüfungen finden laut Ederer nicht mehr statt. Das LE-Portal nutzen die Wörther bereits seit 1.10.2020. Für den ursprünglich angesetzten Muss-Stichtag wäre die Klinik vorbereitet gewesen.

Ein wichtiger Vorteil der digitalisierten Akte ist das ortsunabhängige Arbeiten, etwa im Homeoffice. Ederer: „Die Pandemie hat diese Vorzüge für unser Aufgabengebiet besonders deutlich gemacht – für alle Arbeitsschritte von der Kodierung bis zum Versand von Unterlagen an den MD. An den zeitgleichen Zugriff durch mehrere Personen, früher eine zentrale Herausforderung, haben wir uns inzwischen gewöhnt

Heute werden auch Verwaltungsunterlagen – darunter Aufklärungsbögen, Behandlungsverträge, Unterlagen zum MD und zum Rechtsverkehr, Sozialdienst-Dokumentationen und Reha-Anträge – ins System von DMI eingespeist. Diese Dokumente werden den Patient*innen zugeordnet und zentralisiert archiviert – anstelle der Verwahrung in Papier-Nebenarchiven. Die Zugriffsrechte, so Högerl, sind in stringenter Form gelöst.

Die richtigen Informationen zum bzw. zur  richtigen Patient*in am richtigen Ort – diesen Fortschritt im Kontext von Qualität und Patientensicherheit dank der DMI Lösung hebt Högerl hervor. Bezüglich der Effizienz und Beschleunigung sind die Projektziele ebenfalls erreicht, fügt Rederer hinzu. Dank der erheblichen Mehrwerte ist die Akzeptanz im Haus seit Beginn des Projekts sehr hoch.

„Im Hinblick auf Informationssicherheit und B3S sehen wir uns dank des DMI Langzeitarchivs ebenfalls in einer sehr guten Position. Es ermöglicht uns insbesondere die Aufrechterhaltung des Betriebs auch bei Gefahrenfällen und die Sicherstellung von Compliance-Vorgaben für die Langzeitarchivierung“, betont Högerl.

Rederer blickt auf den Verlauf des Projekts zurück: „Alles ist positiv verlaufen. Wären die Ressourcen dafür verfügbar gewesen, hätte ich das Projekt schon früher umgesetzt. Für 2022 planen wir den Einbezug der Ambulanz-Sprechstunden; hierbei geht es um jährlich 20.000 Fälle.“

„Die menschliche Komponente unserer Zusammenarbeit mit DMI ist perfekt“, freut sich Rederer. „Überschaubare Strukturen im Haus, langjährige Mitarbeitende, schlanke Entscheidungsprozesse – das gilt für den Dienstleister ebenso wie für unsere Klinik. So agieren wir schnell und entwickeln gemeinsam zielgerichtet Perspektiven. Projekte werden von DMI vorgeplant, besprochen und im Zeit- und Kostenplan umgesetzt – auch daher sind wir sehr zufrieden. Das DMI Personal in der Servicestelle arbeitet produktiv und zuverlässig.“

Treten tatsächlich einmal Schwierigkeiten auf, so werden sie laut dem Klinikdirektor reibungslos gelöst. „Die Zusammenarbeit mit DMI ist unkompliziert und schnell; Rückmeldungen erfolgen meist taggleich“, ergänzt Ederer.

„Die qualifizierte Digitalisierung von Papierakten ist unter heutigen Anforderungen ein absolutes Muss. Dies zeigen insbesondere die Forderungen seitens des MD“, betont Ederer. „Mit der Lösung von DMI, inklusive AVP, ist dies unkompliziert möglich. Kliniken, die noch nicht digitalisieren, sollten jetzt sehr rasch reagieren – und eine Lösung wie jene von DMI einsetzen.“

Das KHZG-Förderbudget fließt in Wörth vor allem in die Infrastruktur und in ein Patientenportal. Auch hier spielt die konsolidierte digitale Akte eine wichtige Rolle, ebenso bei der künftigen Einspeisung in die ePA. „Ganz kommt kein Krankenhaus vom Papier weg“, betont der Krankenhausdirektor. „Trotzdem können wir dank IT schneller, schlanker, qualitätsvoller und sicherer werden: Ein Beispiel stellt hierbei die Digitalisierung von Papier mit automatischer Zuordnung zu Dokumenttypen dar. Das beeindruckt mich. DMI ist der Weichensteller für die Zukunft.“ Inzwischen beträgt der Papieranteil an der Dokumentation rund 20 Prozent.

Die Kreisklinik erhält viel Besuch aus der Region, berichtet Rederer. Die Interessent*innen möchten dieses leistungsstarke Digital-Komplettpaket mit DMI vor Ort in Wörth demonstriert bekommen, etwa am Beispiel von Kodierung und MD-Prüfung.

Ziele erreicht: Mit der digitalen konsolidierten Patientenakte und der Software AVP optimiert die Kreisklinik Wörth an der Donau Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit der Prozesse sowie die Patientensicherheit.

Über die Kreisklinik Wörth an der Donau

• Zertifizierte Klinik der Grund- und Regelversorgung, mit MVZ
• Stationär und ambulant insgesamt über 30.000 Fälle
• Patient*in steht als Mensch im Zentrum
• Kundin von DMI seit 1992
• Digitalisierung von Papierakten und digitale Langzeit­archivierung seit 2018

www.kreisklinik-woerth.de