IHE®-konform und KDL – Digitale Patientenakten als Grundlage für effiziente Prozesse und verkehrsfähige Kommunikation

Im evangelischen Krankenhaus St. Johannisstift in Paderborn wurde bei der Langzeitarchivierung von Patientenakten schon im Jahr 2009 von der Papierform auf Digitalisate umgestellt. Bei diesem Konzept war die zeitliche Schnittstelle zur Umwandlung mit einem Verzug von mehreren Monaten nach Patientenentlassung vorgesehen, was zumindest eine Entlastung in der Archivraumnutzung zur Folge hatte. 
2020 war die bestehende Lösung und das damit verbundene Digitalarchiv an das Ende der Nutzbarkeit gekommen. Die vom damaligen Dienstleister angebotene Alternative entsprach nicht den Zukunftsvorstellungen der Verantwortlichen im Haus und so wurde eine Neuorientierung am Markt notwendig. „Wir haben uns vor allem in der Region gut umgehört und im Austausch mit Kolleg*innen aus den IT-Abteilungen der Krankenhäuser nach deren Lösungen und Erfahrungen gefragt“, beschreibt Daniel Frensemeier aus dem Referat IT und Projektmanager für die Digitalisierungsprojekte den Start in die Archiv-Neukonzeption. „Am Ende dieser Phase war für uns die Botschaft, dass DMI der passende Partner für uns sein könnte, eindeutig.“

Der Beginn der Kontakte zu DMI im Mai 2020 wurde begleitet vom Beginn der Pandemie. Daher wurden die Treffen sehr schnell in die virtuelle Welt der Teams-Konferenzen verlegt.

Im Gegensatz zur bisherigen Praxis der reinen Archivraumlösung hat das neue Lösungspaket, das Anfang 2022 zeitgleich mit dem neuen KIS an den Start ging, ein deutlich komplexeres und grundsätzlich geändertes Design.

Das neue Archivsystem AVP8 vereint DMS und Aktenverwaltung. Der Fokus der Aktendigitalisierung liegt bei den aktuellen stationären und ambulanten Patientendokumentationen. Die Indexierung der gescannten Dokumente erfolgt auf Basis der Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) und IHE^®-konformer Dokumentenbildung. Zusätzlich werden die elektronisch erzeugten Dokumentationen inklusive der Fall-Metadaten ins Archiv übernommen. Die Kommunikation mit dem MD erfolgt über eine Schnittstelle des Archivsystems zum LE-Portal. Die revisionssichere Speicherung von Roh- und Anwendungsdaten sowie der elektronisch erzeugten Dokumentation erfolgt im DMI Secure Data Center. Eine Migration der Altdaten aus dem bisherigen Archivsystem erhöht den Informationskomfort besonders für Mediziner*innen.

Bei diesem sehr umfangreichen Gesamtpaket sind ein effizientes Projektmanagement auf Seiten des Krankenhauses und eine entsprechende Consultingleistung des Dienstleisters ein absolutes Muss. Bei eingeschränkten Reisemöglichkeiten ist die Realisation solcher Projekte ohne eine effiziente virtuelle Kommunikation nicht möglich. „Gerade unter diesen erschwerten Bedingungen“,  so Frensemeier, „muss ich feststellen, dass die Einführung des neuen Archivs inklusive der komplexeren Dienstleistung und Softwarekomponenten quasi ‚wie geschnitten Brot‘ funktionierte“.  

Ein großer Vorteil für die Arbeit mit digitalisierten Akten in der neuen Ausrichtung liegt auch darin, dass die Akten nicht mehr quartalsweise zur Konvertierung abgeholt werden, sondern seit dem Neustart mit DMI quasi täglich auf den Weg gebracht werden können. Die flexible DMI Aktenlogistik mit dem elektronischen Lieferschein ermöglicht hier ein sehr individuelles Agieren. „Heute haben wir im Medizincontrolling nach einer sehr überschaubaren Zeit Zugriff auf die digitalisierten Akten. Im Bedarfsfall, über die Expressfunktionalität, sogar innerhalb weniger Stunden“, beschreibt Annette Zacharias, Teamleitung Medizincontrolling, den Benefit im täglichen Handeln. Sie ist nach einer längeren Unterbrechung seit Beginn des Jahrs wieder im St. Johannisstift tätig und kann mit der aktuellen Anbindung an das LE-Portal einen signifikanten Unterschied zu der Archiv-Praxis vor ihrem Weggang ausmachen. „Die damalige Lösung hatte vornehmlich die Auflösung der Raumfrage im Blick“, erläutert sie weiter. „Für uns im Medizincontrolling war daher die Unterstützung nicht wirklich spürbar.“

Der Aktenlauf nach der Patientenentlassung ist im Haus verbindlich geregelt. 24 Stunden nach der Patientenentlassung, ein Zeitraum, der es ermöglicht noch nachlaufende Befunde der Akte hinzuzufügen, gelangt die Akte in das jeweilige Klinik-Sekretariat. Dort verbleibt sie ca. 8 Tage zur Arztbrief-Finalisierung und wird nach der ärztlichen Freigabe an das Medizincontrolling zur Codierung mit anschließender Rechnungslegung gegeben. Von dort aus organisiert das dem Medizincontrolling angegliederte Büro für Aktenarchivierung den protokollierten Transfer zur Digitalisierung durch DMI. Dieser relativ schlanke und gut dokumentierte Aktenlauf ist mit ein Garant dafür, dass die Digitalakten im Bedarfsfall zum unmittelbaren Zugriff bereitstehen. Sobald die elektronische Arztbrief-Vidierung im KIS implementiert sein wird, kann der Gesamt-Workflow noch weiter beschleunigt werden, da mit dieser Workflow-Komponente die interne Aktentouristik signifikant reduziert werden kann. Damit können generell die Sicherheit der Daten erhöht und Rechercheaufwände nach dem Verbleib der Akten minimiert werden. 

War im alten System die Darstellung der digitalisierten Akten auf eine Schwarz-weiß-Wiedergabe beschränkt, gibt es seit der Umstellung auf die DMI Dienstleistung keinerlei qualitative Einschränkung bei den Digitalisaten. Durch die Dokumententyp-bezogene Klassifizierung nach KDL und der IHE^®-konformen Dokumentenbildung ist heute das Krankenhaus St. Johannisstift in der Lage, Patientenakten MD-vorgabengerecht (eVV-Konformität) über das LE-Portal zu übermitteln. 
Darüber hinaus ist das jetzige Archivdesign eine unabdingbare Grundlage für eine verkehrsfähige, zukunftsorientierte und sektorenübergreifende Kommunikationsfähigkeit, wie sie in weiteren bereits begonnenen Digitalprojekten wie zum Beispiel der OWL-Gesundheitsplattform gefordert ist.

Wenn aktuell sicherlich das Medizincontrolling im Rahmen der Erlössicherung der Haupt-User des Digitalarchivs ist, werden sich im Rahmen des Betriebs der neuen Gesundheitsplattform in der näheren Zukunft auch die Medizinerinnen und Mediziner verstärkt der Möglichkeiten eines Digitalarchivs bedienen. Bereits heute können Ärztinnen und Ärzte während der laufenden Behandlung einer wiederkehrenden Patientin bzw. eines wiederkehrenden Patienten mit wenigen Klicks Zugang zu den Dokumenten der Voraufenthalte erhalten. Das fördert auch die zukünftige Akzeptanz digitaler Informationsumgebungen.

Über das Evangelische Krankenhaus St. Johannisstift Paderborn

• Gegründet 1862
• Akutkrankenhaus
• Rechtsform: Ev. Stiftung des bürgerlichen Rechts
• Art: freigemeinnützig
• Anzahl Mitarbeitende: ca. 1.300
• Bettenzahl: 208
• Fallzahlen stationär: 5374
• Fallzahlen ambulant: 7077
• MD Prüfquote: 5 % über alle Quartale in 2022
• KIS: i-solution, ClinicCentre
• Archivsystem: AVP8

www.johannisstift.de