Vom Kunden zum Partner
ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH
Autor: Winfried Janssen
Veröffentlichung: 15.03.2022
Die Erfolgsgeschichte einer sich entwickelnden Zusammenarbeit
Am Anfang stand im Jahr 2020 eine europaweite Ausschreibung. Die Unternehmensgruppe ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH, setzte mit der Ausschreibung eines Rahmenvertrags für Scandienstleistung und Aktendigitalisierung den Startpunkt für ein anspruchsvolles Vergabeprojekt. Zusammen mit einem erfahrenen Scan- und Digitalisierungsdienstleister wollte man so den wachsenden Anforderungen des Marktes begegnen und sich aufstellen, um den technologischen Wandel in kommunalen Verwaltungen nachhaltig zu unterstützen und das IT-Dienstleistungsportfolio zu erweitern.
Als Digitalisierungspartnerin für die öffentliche Verwaltung steht die ITEBO-Unternehmensgruppe seit mehr als 20 Jahren für zuverlässige und kompetente Partnerschaften mit Städten, Gemeinden, Samtgemeinden und Landkreisen in Niedersachsen. Damit ist sie als Full-Service-Dienstleisterin umfassend aufgestellt, um die Digitalisierung auf kommunaler Ebene effizient zu unterstützen und mit innovativen Beratungsangeboten voranzubringen.
Um im Rahmen von Einführungen der elektronischen Akte für die Altaktenübernahme großvolumige und qualitativ zuverlässige Dienstleistung der Aktendigitalisierung zu realisieren, bedurfte es eines fachspezialisierten Scan-Dienstleisters. Dieser sollte über eine entsprechend zu definierende Ausschreibung gefunden werden. „Neben einer ausreichenden Scankapazität und den notwendigen Zertifizierungen, um den Sicherheitsanforderungen öffentlicher Auftraggeber vollumfänglich, nachhaltig und dauerhaft gerecht zu werden, war eine profunde Erfahrung mit solchen Projekten Bedingung für die Vergabe", beschreibt Dr. Stephan Lütke Glanemann, Projektleiter der Ausschreibung und heutiger Verantwortlicher der ITEBO GmbH für Scandienstleistungen die Ausgangssituation im Jahr 2020.
„Es war eine Herausforderung, die Leistungsbeschreibung für die Ausschreibung so zu definieren, dass ein echter Wettbewerb für die beste Lösung einer Rahmenvertragspartnerschaft unter den Bietern entsteht und ihnen zugleich hinreichend konkrete Rahmenbedingungen für ihre Angebotskalkulationen zu geben.“
Bei der Ausschreibung entschied man sich schließlich für das sogenannte Verhandlungsverfahren, mit dem man den Erfordernissen des Vergabeprojekts am besten gerecht werden konnte.
Ein Hindernis auf dem Weg zu verstärkten digitalen Organisationsformen in öffentlichen Einrichtungen ist die mangelnde Verfügbarkeit von Daten, die sich zwar im Bestand der jeweiligen Verwaltung befinden, aber dort in papiergebundener Form im analogen (Keller-)Archiv ihr Dasein fristen. Notwendige Rückgriffe auf diese Bestandsakten verzögern nicht nur
Bearbeitungsprozesse, sondern verhindern auch moderne Workflow-Konzepte wie zum Beispiel den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente von Sachbearbeitern*innen, deren Arbeitsplätze sich nicht am unmittelbaren Standort der Akten befinden. In einer Zeit, in der das Homeoffice auch für Mitarbeitende in den kommunalen Verwaltungen immer häufiger zur Realität geworden ist, gilt es, diese Hürde nachhaltig zu überwinden.
Die Lösung dafür besteht aus zwei Komponenten. Es bedarf einer Hard- und Software Infrastruktur, die ein solches Workflowdesign ermöglicht, und es bedarf der Digitalisierung des Aktenbestands, um so die situative Verfügbarkeit von benötigten Informationen und Dokumenten zu gewährleisten.
Schlüsselvorteile
Kernelemente der Lösung
Von Beginn an ein Erfolg
Vom Startschuss im Juli 2020 betrug die Laufzeit des Ausschreibungsprojekts ein knappes halbes Jahr, bis am 21. Dezember der Zuschlag an DMI erteilt werden und noch im alten Jahr die Vertragsunterzeichnung erfolgen konnte. Dem Leistungsbeginn der gemeinsamen Aktivitäten von DMI und ITEBO gleich zu Anfang des Jahrs 2021 stand somit nichts mehr im Weg. Die Realisierung von Kundenprojekten konnte beginnen. Ursprünglich befürchteten Projekthemmnissen aufgrund von geltenden Corona-Bestimmungen, die zum Beispiel notwendige Aktensichtungen für die Planungen einer Zeitschiene und der Entwicklung des Scankonzepts als Vorort-Termine unmöglich machten, konnte man sehr schnell und ohne Reibungsverluste durch Online-Formate begegnen.
Die Beauftragungen für das Scannen von Akten sowie deren Bereitstellung beziehungsweise Integration in die digitalen Dokumentenmanagementsysteme erstreckten sich dabei auf alle Bereiche des behördlichen Schriftguts – vor allem vermehrt auf Personalakten sowie Bauakten, Steuerakten, Grundstücksakten, Gesundheitsakten.
u. v. m. Welcher Verwaltungsbereich auch immer seine papierbasierten Akten in digitale Dokumente konvertieren mochte, fand in diesem Projekt die Lösung. Bei der Unterschiedlichkeit des zu behandelnden Schriftguts bildete der zwischen ITEBO und DMI bestehende Rahmenvertrag für jedes Projekt eine gute Grundlage und gab rechtliche Handlungssicherheit sowie fachliche Orientierung für zu lösende Fragestellungen.
Infolge des durch die ITEBO GmbH durchgeführten Vergabeverfahrens eröffnet sich für kommunale Auftraggeber als ITEBO-Gesellschafter die direkte Beauftragung im Rahmen eines Inhousegeschäfts, wodurch sie ihren Einstieg in die Digitalisierung starten können.
Der spürbare Digitalisierungsdruck sowie die mannigfaltige Nachfrage der öffentlichen Auftraggeber veranlasste die Handelnden von ITEBO und DMI bereits nach dem erfolgreichen Abschluss der ersten Scanprojekte, über eine Steigerung der Scankapazitäten nachzudenken. „An dieser Stelle kam uns die Flexibilität von DMI sehr entgegen“, betont Dr. Lütke Glanemann. Axel Riemer, der aufseiten von DMI dieses Geschäftsfeld verantwortet, sieht diese Flexibilität als wichtige Fähigkeit eines Dienstleisters, sich den veränderten Gegebenheiten anzupassen.
„Wir haben mittlerweile einen monatlichen Produktionsslot von 1 Million Belege eingerichtet, sodass wir auch gut auf spontane und kurzfristige Bedarfe der Endkunden eingehen können.“
Als Träger des Klinikums Braunschweig hatte die Stadt Braunschweig bereits länger zurückliegend DMI als Archivierungsdienstleister mit dem Scannen von Patientenakten beauftragt. Bei der Beauftragung von ITEBO und DMI mit einem Belegvolumen im deutlich siebenstelligen Bereich von Akten aus dem städtischen Verwaltungsbereich, wusste man aus einer früheren Auftragsbeziehung, wer den Scanauftrag durchführen würde. Viele Krankenhäuser befinden sich in kommunaler Trägerschaft und auch dort werden die Möglichkeiten der digitalen Verwaltung immer besser erkannt. Julia Binner, Projektverantwortliche der Stadt Braunschweig, weiß von dem Gefühl zu berichten, wenn ein großer Lkw mit den Personalakten an Bord vom Hof rollt. „Das Gefühl tat gut, gemeinsam mit ITEBO und DMI alles dafür getan zu haben, dass, während die Akten zum Scannen nicht im Haus sind, sie im Bedarfsfall dennoch in sehr kurzer Zeit zur Verfügung gestellt werden können – was im Übrigen stets reibungslos und zeitgerecht mit DMI geklappt hat.“
Gemeinsam beim Kunden gemeinsam für die Kunden
Wenn bei Interessenten besonderer Beratungs- und Abstimmungsbedarf besteht, hat sich der Schulterschluss zwischen ITEBO und DMI bereits gut bewährt. Beim gemeinsamen Termin vor Ort werden mögliche Besonderheiten geklärt und Fragen zur Umsetzung und Anwendung besprochen. In der Regel übernimmt ITEBO die Einbindung der digitalisierten Akten in das jeweilige DMS der Kunden; die Schnittstellen sind definiert und der reibungslose Import ist gewährleistet. Da die Rahmenbindungen und damit auch die kaufmännische Seite vertraglich fixiert sind, besteht für alle Beteiligten von Anfang an ein Höchstmaß an Transparenz.
„Die Zusammenarbeit mit ITEBO hat sich sehr schnell zu einer wirklichen Partnerschaft entwickelt. Mit den Expertisen von ITEBO für moderne IT-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung und den Erfahrungen von DMI für intelligente Scandienstleitungen in der digitalen Verwaltung ergänzen wir uns sehr erfolgreich.“
Regelmäßige Abstimmung stärkt die Zusammenarbeit
Im zweiwöchentlichen Turnus stimmt sich DMI mit Dr. Lütke Glanemann in einer Videokonferenz sowohl über die laufenden Umsetzungen als auch über anstehende und geplante Beauftragungen ab. Die reibungslose und vertrauensvolle Zusammenarbeit hat dazu geführt, dass auf beiden Seiten der volle Fokus auf die Bedarfe der einzelnen Kunden gelegt werden kann. Der Sand, der manchmal im Getriebe neuer Projekte für Störgeräusche sorgt, ist – wie beide Seiten betonen – hier erst gar nicht aufgetreten. „Wenn ich die Besonderheit unserer Zusammenarbeit charakterisieren sollte, so empfinde ich, dass wir uns von der klassischen Auftraggeber-Auftragnehmer-Ebene, wie von Beginn an gewollt, mehr hin zu einer Ebene der Rahmenvertrags-Partnerschaft entwickelt haben, auf der beide Seiten die angetragenen Aufgaben mit klarer Rollenverteilung gemeinsam annehmen und umsetzen“, beschreibt Axel Riemer die Form der Zusammenarbeit.
Das Portfolio ist noch nicht ausgeschöpft
So bleibt auch Raum für einen Blick auf die zukünftige Entwicklung. Das Scannen von Akten ist die Basisdienstleistung. Als fachspezialisierter Dienstleister kann DMI den Endverbrauchern aber auch weitere Benefits anbieten. Als Beispiel sei hier die Bearbeitung von Eingangsrechnungen angeführt. DMI hat in den vergangenen Jahren eine hohe Kompetenz darin entwickelt, Rechnungsinhalte nach dem Scannen auszulesen, sie zu qualifizieren und so aufbereitet seinen Kund*innen zum Import in das Buchhaltungssystem bereitzustellen.
Die Potenziale der Qualitätsverbesserungen im Rahmen der bisherigen Aktendigitalisierung sieht auch Dr. Lütke Glanemann und formuliert, dass die Möglichkeiten, die sich aus der Kombination eines fachqualifizierten und zertifizierten Dienstleisters mit den Aufgabenfeldern eines kommunalen IT-Serviceanbieters ergeben, noch nicht vollends ausgeschöpft sind. „Wir diskutieren und sondieren, mit welchen Leistungspaketen wir zukünftig dort ansetzen können, wo unsere Kunden die größten Bedarfe auf dem Weg in die digitale Verwaltung haben und wir den digitalen Workflow signifikant fördern können“, bewertet der erfahrene Servicemanager die weitere Entwicklung.
Über ITEBO
- IT-Beratungs- und Systemhaus
- Gesellschafter: Stadt Braunschweig, GbR der Kommunen der Landkreise Osnabrück, Emsland und Grafschaft Bentheim, Stadt Osnabrück, Landkreis Osnabrück, Landkreis Grafschaft Bentheim, Landkreis Emsland, Bistum Osnabrück
- Schwerpunkt: IT-Dienstleistungen und Services für Kommunale Verwaltungen
- Gegründet: 2000
- Sitz: Osnabrück, Niederlassungen in Braunschweig und Osnabrück
- Mitarbeitende: 240
- Jahresumsatz: 36 Mio. Euro
