Alles im Blick – alles auf einen Blick
Luisenhospital Aachen
Autor: Winfried Janssen
Veröffentlichung: 13.04.2023
Der Weg in die Digitale Zukunft ist unumkehrbar, auch für Krankenhäuser
Nahezu jedes Krankenhaus ist anders aufgestellt, was IT- und Personalressourcen betrifft. Die allermeisten Häuser sind noch weit davon entfernt, komplett auf papierbasierte Dokumentationen verzichten zu können. Ein intelligentes Digitalisierungsdesign, das im Ergebnis primär eine elektronisch erzeugte Dokumentation und die gescannte Patientenakte konsolidiert darstellt, ist daher unbestritten ein wichtiger Meilenstein im ganzheitlichen Digitalkonzept.
Exogene Impulse, wie zum Beispiel jüngst durch die eVV-Vorgaben zur digitalen Kommunikation zwischen Krankenhaus und Medizinischem Dienst (MD) oder durch das KHZG, wirken unbestritten wie Katalysatoren, um den digitalen Weg der Krankenhäuser zu forcieren. Aber nicht jedes Haus wartet erst auf derartige Fremdimpulse.
Schlüsselvorteile
Leistungen von DMI
Den Digitalwandel proaktiv voranbringen
Im Luisenhospital in Aachen wurden bereits vor einigen Jahren die ersten Konzeptplanungen für eine digitale Verfügbarkeit und Archivierung von Patientendokumentationen eingeleitet und seit 2019 aktiv umgesetzt, wie Torsten Kalla, Leiter Medizincontrolling/Patientenaufnahme und -abrechnung, herausstellt. Gemeinsam mit Dr. Michael Schöntag, dem Softwareentwickler und -koordinator des Hauses, zeichnen beide den Weg von der früher rein analog basierten Archivierung und Aktenführung bis heute nach und beschreiben zukünftige Herausforderungen.
Als man 2019 mit der Digitalisierung der Patientenakten begann, wurden zunächst die bisherigen Prozesse rund um die Aktenführung erfasst. In ausführlichen Gesprächen mit den Prozessbeteiligten aus Pflege, Medizin und Verwaltung zeigte sich vor allem auf der Ebene der einzelnen Kliniken ein sehr heterogener Umgang mit den Behandlungsakten. Besonders nach der Patientenentlassung wandert die Akte mehrfach zwischen den ärztlichen Zuständigkeitsebenen. So ist die Bandbreite im Prozess der Arztbrief-Finalisierung weit gespannt und nutzt in unterschiedlicher Intensität die Möglichkeiten der elektronischen Vidierung, wie sie im M-KIS angeboten werden. Hier sehen beide Gesprächspartner auf jeden Fall einen Ansatzpunkt, der zukünftig für eine Reduzierung des Papieraufkommens sorgen wird. Dokumente, die elektronisch entstehen und auf dieser Ebene valide korrigiert und freigegeben werden können, müssen dann nicht mehr ausgedruckt und einer papierbasierten Akte hinzugefügt werden.
„Die DMI Dienstleistungen, besonders im Kontext der elektronischen Patientendokumente, schaffen gute Voraussetzungen und stellen die richtigen Weichen für eine papierärmere Zukunft.“
Man muss Prozesse kennen, wenn man sie optimieren will
„Diese Erhebung des Status quo war für uns sehr informativ und wichtig“, erläutert Kalla. „Für uns im Medizincontrolling, als den Hauptnutzern einer digitalen Akte nach Patientenentlassung, ist Prozesstransparenz von großer Bedeutung. Um die Abrechnung eines Patientenaufenthalts korrekt zu gewährleisten, benötigen wir nun mal den Zugriff auf alle relevanten Informationen.“
Parallel zum Scanprozess, der im DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig stattfindet, wurde das DMI AVP8, die Software zur Verwaltung der analogen Akten und in seiner DMS-Funktionalität zur Visualisierung und Steuerung der digitalen Akten, eingeführt.
„Um ein verbessertes Monitoring der konventionell geführten Akten zu erreichen, konnten im AVP Zwischenerfassungsschritte in den Sekretariaten eingerichtet werden, sodass wir seitdem besser nachvollziehen können, wo sich nach der Patientenentlassung die jeweiligen Akten befinden“, beschreibt der Medizincontroller die neue Transparenz.
„Mit der prozessunterstützenden Dienstleistung von DMI haben wir die Transparenz und Sicherheit in unseren Abläufen erhalten, die uns zuvor gefehlt haben.“
„Die situative Verfügbarkeit, die als Ergebnis der Digitalisierung erreicht wird, kann mit einem Aktenlauf-Monitoring schon vorgelagert auch in den analogen Phasen rund um Kodierung und Arztbriefschreibung verbessert werden. Eine gute Dokumentationslage, die den Krankenhausaufenthalt vollständig abbildet, ist ein wichtiger Faktor, um MD-Prüfquoten niedrig zu halten und die monetäre Sicherung unserer eigenen Dienstleistung an den Patient:innen zu gewähren“, betont Torsten Kalla den Stellenwert des geordneten Aktenlaufs und der professionellen Digitalisierung der Akten. In der Zeit vor der Digitalisierung war es nicht selten eine Herausforderung, Akten, die für eine Überprüfung durch den MD anstanden, über Suchlisten und personalaufwändige Recherchen zu lokalisieren. Zu den möglichen Fundorten in den Kellerarchiven kam noch ein extern angemietetes Aktenlager hinzu. „Diese unbefriedigende Ausgangslage, was sowohl die externen Lagerbestände als auch die älteren im Haus befindlichen Jahrgänge betraf, haben wir gemeinsam mit DMI aufgelöst und sämtlich zur Verwahrung ins DMI Sicherheitsarchiv gegeben. Dort stehen sie seitdem systematisiert für Zugriffe mit On-demand-Digitalisierung zur Verfügung.“
Das Monitoring und die Steuerung der laufenden papierbasierten Patientenfallakten bis zum Versand an DMI erfolgt softwareseitig über die entsprechende Funktionalität im DMI AVP8. Es wurden Zwischenregistraturen zum Beispiel in den Sekretariaten eingerichtet, um jederzeit über eine Standortbestimmung für die einzelnen Vorgänge zu verfügen. Personell liegt die Koordination inklusive der Versandinitiierung zur Digitalisierung im Medizincontrolling. Ein klassisches Archiv mit entsprechender Personal- und Raumbindung ist bei dieser schlanken Lösung nicht mehr nötig.
Die digitale Patientenakte ist ein zentraler Bestandteil eines digitalen Datenmanagements
„Momentan werden im Luisenhospital eine Reihe von Digitalisierungsprojekten angeschoben und umgesetzt. In der Folge dieser Projekte werden in naher Zukunft immer mehr digitale Daten entstehen, die neue Kommunikationsoptionen ermöglichen werden. Diese Daten müssen vorgehalten, bereitgestellt und archiviert werden“, beschreibt Dr. Schöntag das zukünftige Szenario.
„Die Kerndienstleistungen von DMI, die digitale Transformation von analogen Patientenakten sowie die revisionssichere Langzeitarchivierung von Patientendaten gewinnen dadurch zukünftig eine erweiterte Bedeutung.“
Mit dem heutigen Prozessdesign gehören frühere, Ressourcen beanspruchende Abläufe der Vergangenheit an.
In der konsolidierten Präsentation gescannter wie auch übernommener elektronischer Dokumente im AVP können die verlangten Unterlagen zum eVV-konformen Austausch mit dem MD und auch für die Belange der Privatliquidation bereitgestellt werden. Noch fließen nicht alle digital entstehenden Daten automatisch in das Digitalarchiv. Subsysteme müssen noch angebunden und sichere Übertragungsroutinen implementiert werden. Bei der Bewältigung dieser Herausforderung arbeiten der IT-Softwarekoordinator und der Leiter des Medizincontrollings in enger Abstimmung zusammen. „Wir werden uns in der weiteren Zukunft sukzessive einzelne Baustellen im Dokumentationsfluss vornehmen und so transformieren, dass wir eine zuverlässige Datenbereitstellung gewährleisten können“, formuliert Dr. Schöntag die gemeinsame Aufgabenstellung.
Baustellen erkennen und Entwicklungen aufzeigen
Hierbei kann zukünftig ein Unterstützungswerkzeug aus dem Hause DMI spürbare Hilfestellung geben. Dr. Schöntag ist einer der ersten Test-User, die das neu entwickelte DMI Dashboard ausprobieren konnten. „Das Dashboard, in dem die Datenströme aufbereitet werden, hat das Potenzial eines sehr effizienten Werkzeugs, das eingesetzt werden kann, um den Fortschritt in der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie mess- und nachvollziehbar darzustellen.“ Anhand einer Entwicklungsgrafik auf Dokumententypebene am Beispiel des Arztbriefs zeigt Dr. Schöntag über einen längeren Zeitraum sehr transparent die Anteilsverschiebung von analog zugunsten von digital. Die ersten Test-Erfahrungen mit dem DMI Dashboard zeigen schon heute, so Dr. Schöntag, wo zukünftig Optimierungshebel angesetzt werden können. „Dass sich DMI aktiv um die erfolgreiche Umsetzung des Digitalwandels kümmert, bekräftigt aus meiner Sicht, dass wir mit dieser Partnerwahl auch dann passend aufgestellt sind, wenn sich das Papieraufkommen zukünftig weiter in Richtung elektronisch generierter Dokumente verändert“, resümiert Dr. Schöntag die bisher aus seiner Sicht und der seines Kollegen erfolgreiche Zusammenarbeit mit DMI.
Der hier, wie auch in vielen anderen von DMI betreuten Einrichtungen, eingeschlagene Weg in Richtung papierärmerer Prozesse bildet die Grundlage für komplexe Kommunikationsanforderungen, wie sie auf das gesamte Gesundheitswesen zukommen werden.
Über das Krankenhaus Luisenhospital Aachen
- Akutkrankenhaus der Grund- und Regelversorgung
- Träger: Evangelischer Krankenhausverein zu Aachen
- 1.500 Mitarbeitende
